Concept verslag van de jaarvergadering op zaterdag 25 maart 2017.
Aanwezig: het bestuur, bestaande uit A. Ravesloot (voorzitter), A. Esman (secretaris), W. Scholl (penningmeester) en bestuurslid H. Floors. Tevens aanwezig tweeëntwintig belangstellenden. Afwezig: G. Klein Willink en L. Bolster.
- Opening
Voorzitter Arie Ravesloot heet allen welkom. Hij gaat daarbij in op de waardering die hij in het eerste jaar van zijn voorzitterschap heeft opgedaan voor het functioneren van de vereniging met de vele vrijwilligers. De mensen die de redactie verzorgen, de bezorgers van Old Ni-js, de mensen van het archief en uiteraard ook de bestuursleden.
- Goedkeuring en vaststelling notulen algemene ledenvergadering van 2 april 2016.
De notulen van de ledenvergadering van 9 april 2016 worden zonder wijzigingen vastgesteld met dank aan de secretaris. Naar aanleiding van de behandeling van het verslag vraagt de heer Rutgers om de zaken wat helderder in de website op te nemen. Nu staan stukken onder “ledenvergadering” maar ook onder “ANBI”. De voorzitter legt uit dat er problemen zijn tengevolge van de overdracht van de zorg voor de website van de ene naar de andere beheerder. De huidige indeling van de website is tijdelijk, zodra de nieuwe beheerder weer de volle beschikking heeft over de toegangscodes kan de website weer beter worden ingericht.
Voorts geeft de heer Rutgers aan dat hij niet gelukkig is met de titel “de Historische Kring Eibergen in onroerend goed” waarbij een foto van de in desolate toestand van de boerderij die ooit van de Jappe is geweest staat afgebeeld. Dit punt zal door het bestuur nader in beschouwing genomen worden.
De heer Rutgers betreurt het ook dat, nu de heer Wesselink is overleden, zijn erelidmaatschap niet meer in de website wordt genoemd. Ook dit punt zal het bestuur nader bezien.
Verder maakt de heer Rutgers een opmerking over de omschrijving op pagina 2 in regel 4 van het verslag. Er is daar sprake van “de nog niet uitgegeven werken van Hendrik Odink”. Hij zou daar liever zien “de niet eerder als bundel uitgegeven werken van Hendrik Odink”.
De heer Wansink zegt dat de straatnamen in Berkelland niet allemaal gelijkluidend zijn weergegeven. Zo is er sprake van de Whemerdijk en elders van de Weemerdijk of Wemerdijk. De secretaris antwoordt hem dat nu eens wordt gekozen voor de moderne benaming en dan weer voor de historische. Zoals bij Mallem en Mallum of Roelvinkweg versus het erve Roelvinck.
- Ingekomen stukken en mededelingen.
Arie Ravesloot vraagt nog eens aandacht voor de Raboregeling “Hart voor de Achterhoek” en geeft het woord aan de secretaris. Die legt op zijn beurt nog eens kort de regeling uit en roept de aanwezigen op om een stem uit te brengen op de historische kring.
Voorts wijst de voorzitter nog op de excursie die de Historische Kring op 10 mei 2017 organiseert. Hij laat weten dat van de 60 beschikbare plaatsen in de bus er nog 5 beschikbaar zijn, zodoende moeten liefhebbers voor deze trip naar Delft dus haast maken met de opgave voor die dag.
De heer De Groen heeft een brief gericht tot de ledenvergadering. Daarin geeft hij aan dat formeel een toelichting op de jaarcijfers gegeven hoort te worden. Zijns inziens ontbreekt die toelichting. De penningmeester is echter van mening dat de mondelinge toelichting die hij in de vergadering steeds geeft ook gezien moet worden als een toelichting in de zin van de wet en conform de statuten van de HKE. Hij en voelt er weinig voor deze gang van zaken te wijzigen.
De voorzitter deelt met betrekking tot het beheer van de website mee dat gewerkt wordt aan het verbreden van de groep beheerders zodat ingeval van ziekte of vakantie een ander de zaken kan waarnemen.
Voorts deelt de voorzitter mee dat de Kring vermoedelijk binnenkort het Kulturhus moet verlaten. Er zijn al contacten over herhuisvesting voor het archief in een ander pand, maar daarover kan spreker zich nu niet uitlaten.
Het bestuur heeft, gelet op de wensen van de leden, besloten om na uitgave van de nog in voorbereiding zijnde boeken (het boek van Holterhoek en een boek over 100 jaar voetbal in Eibergen) de nadruk te gaan leggen op de uitgave van “Old Ni-js”. Tot nu toe vervielen er één of twee nummers van Old Ni-js als er een boek werd uitgegeven, zoals onlangs nog het boek met werk van Hendrik Odink. Na uitgave van de genoemde twee boeken zullen jaarlijks weer 3 à 4 nummers van Old Ni-js worden uitgegeven en zal het bestuur zich waar het uitgaven van boeken beperken.
- Vaststelling van het beschrijvend jaarverslag 2016 en de plannen voor 2017.
Het beschrijvend jaarverslag 2016 wordt ongewijzigd vastgesteld.
Dit is voor de heer Rutgers aanleiding te vragen om in het vervolg meer aandacht te geven aan het geven van informatie over de beleidsvisie. De voorzitter zegt dat het bestuur zich er voor wil inzetten dit te verbeteren.
Voor wat betreft de huisvesting van het archief van de Kring deelt de voorzitter mee dat wij als huurder tenminste tot einde 2017 in het Spieker kunnen blijven. Bovendien hebben wij laten weten dat wij voelen voor voortzetting van het huurcontract tot ultimo december 2022. Daarop kon het bestuur van het Kulturhus ons nog geen toezegging doen. Buitendien is het bestuur op zoek naar een alternatief voor de huisvesting voor het geval er tóch een keer sprake komt van een faillissement van de Stichting Kulturhus Eibergen. Het alternatief dat het bestuur op het oog heeft kan de voorzitter nog niet prijs geven, maar hij laat wel weten dat het qua sfeer past bij de historische kring.
- Vaststellen van het financieel jaarverslag 2016.
- Jaarrekening 2016
De financiële stukken zijn bij aanvang van de vergadering aan de aanwezige leden uitgereikt. Penningmeester Wim Scholl geeft een mondelinge toelichting op de jaarrekening 2016. Naar aanleiding daarvan vraagt de heer Rutgers om te zorgen dat de website zo wordt ingericht dat alle stukken makkelijk en duidelijk te vinden zijn. Bovendien vraagt hij een nieuwe website op te zetten met een meer hedendaagse aanblik.
- Balans per 31 december 2016
Hier legt de penningmeester onder andere uit dat de vereniging al vijf jaar lang geen contributieverhoging heeft doorgevoerd omdat door zuinig beleid en het forse aantal betalende leden de reserve tot boven de € 30.000,00 is gestegen. Zodoende kunnen boeken en Old Ni-js nog steeds voor het bescheiden bedrag van € 18,00 per jaar uitgegeven worden. Verder wijst hij er op dat de post reservering van gelden voor de Open Monumentendag betrekking heeft op een reserve van de Erfgoedkoepel Berkelland. Deze koepel is een informeel verband zonder inkomsten of penningmeester. Nu ze echter middelen over hield aan de Open Monumentendag 2015 en 2016 is aan de Historische Kring Eibergen gevraagd om die middelen te boeken en te reserveren voor de Erfgoedkoepel Berkelland. Er zal nu naar gestreefd worden om deze sub-administratie nog dit jaar over te dragen aan de Erfgoedkoepel.
- Begroting 2017
Ook de begroting wordt door de penningmeester mondeling toegelicht. Hierover worden geen vragen gesteld.
- Verslag van de kascommissie.
De heer Kion krijgt het woord als voorzitter van de commissie die de kas gecontroleerd heeft. De commissie kwam tot de conclusie, aldus de heer Kion, dat de financiële verslaglegging boekhoudkundig akkoord is. Qua uitvoering zou de kascommissie graag zien dat de administratie van de Erfgoedkoepel (Gelden voor Open Monumentendag) zo spoedig mogelijk bij de koepel wordt ondergebracht.
Wanneer vervolgens blijkt dat de vergadering de financiële jaarstukken akkoord bevindt verleent het bestuur bij monde van de voorzitter decharge dan wel kwijting aan de penningmeester met dank voor zijn werkzaamheden.
- Samenstelling kascommissie.
De kascommissie zal voor wat betreft de controle over het jaar 2017 worden samengesteld als volgt. Als voorzitter zal de heer A. Kion optreden. Hij wordt daarin bijgestaan door de heer De Groen, die zich daartoe heeft aangemeld, maar die wegens ziekte niet bij deze ledenvergadering aanwezig kan zijn. Staande de vergadering stelt de heer H.H. Leussenkamp zich bereid als plaatsvervangend lid van de commissie op te treden. De aanwezigen stemmen daarmee in.
- Bestuursverkiezingen.
Aftredend, doch herbenoembaar zijn de bestuursleden Ton Esman en Gerrie Klein Willink. Op voorstel van het bestuur wordt door de aanwezigen besloten deze bestuursleden voor een nieuwe zittingsperiode te benoemen.
In de ledenvergadering 2016 is het bestuurslid Dick Somsen afgetreden. In zijn plaats kon toen nog geen ander worden benoemd. Inmiddels is echter de heer Henk Sieben, voorzitter van de redactiecommissie, bereid gevonden deel te nemen aan het bestuur. Daarom heeft hij al enkele maanden de bestuursvergaderingen als toehoorder/adviseur bijgewoond. Het voordeel van zijn bestuurslidmaatschap is met name dat daardoor de link tussen bestuur en redactie wordt gelegd. Voorgesteld wordt in te stemmen met benoeming van Henk tot lid van het bestuur. De aanwezigen stemmen daarmee in.
De heer Rutgers vraagt naar aanleiding van dit agendapunt om bij de samenstelling van het bestuur ook eens stil te staan bij de benoeming van vrouwen en eventuele afgevaardigden uit de diverse dorpskernen in het bestuur. Het bestuur zal dit punt in voorkomend geval in overweging nemen.
- Rondvraag en sluiting.
De heer Kion vraagt de aandacht voor de recent in opdracht van de gemeente Berkelland opgestelde cultuurhistorische waardenkaart. Deze kaart is al digitaal te bekijken op de website van de gemeente, www.gemeenteberkelland.nl
De heer Somsen vraagt het bestuur om in het vervolg waar het gaat om bijsluiters bij de uitgave van Old Ni-js of boeken, tijdig vast te stellen wat er mee moet opdat hij, als verzender van de stukken niet op het laatste moment daarmee geconfronteerd wordt.
Verder vraagt hij om in berichten over bijvoorbeeld de excursie van de Kring niet slechts één, maar twee telefoonnummers van organisatoren op te nemen. Zo komt men niet in de verleiding de heer Somsen, als voormalig organisator, te bellen als ze bij het eerste telefoontje “niet thuis” krijgen.
De heer Rutgers herinnert het bestuur er aan dat de heer De Groen in de voorgaande jaarvergadering gevraagd heeft of bevorderd kan worden dat de gemeente de straatnaambordjes van een verklarende tekst voorziet. Daar blijkt nog geen actie op ondernomen te zijn. Er zal alsnog aandacht aan besteed worden.
Wanneer blijkt dat van de rondvraag geen gebruik meer wordt gemaakt sluit de voorzitter de vergadering met dank aan de aanwezigen voor hun belangstelling.
Eibergen, 25 maart 2017
Het bestuur van de Historische Kring Eibergen,
De voorzitter, de secretaris,
- Ravesloot) (A.G.J. Esman)